KPI son las siglas de Key Performance Indicator, que significa indicador clave de rendimiento. El KPI es una medida cuantificable que ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de su progreso hacia el logro de sus objetivos comerciales clave. Al monitorear regularmente los KPI, las empresas pueden determinar si están en camino de alcanzar sus objetivos y realizar los ajustes necesarios en sus estrategias.
Ejemplo de un KPI
En términos simples, un KPI es un objetivo por el que trabaja para lograrlo. En aras de la simplicidad, veamos este ejemplo: tienes un puesto de manzanas y para ser rentable este mes, tienes que vender 1000 manzanas.
Entonces, estableces tu KPI: vende 1.000 manzanas este mes. Ya sea que se trate de 250 manzanas por semana o que venda las 1.000 en los primeros 3 días, su KPI es alcanzar esa marca de 1K. Cuando es la segunda semana de septiembre y ha vendido 550 manzanas, puede mirar su KPI y saber que está en camino de lograr su objetivo.
¿Cuál es la definición de un indicador clave de rendimiento (KPI)?
La definición de un KPI, o un indicador clave de rendimiento, es "un valor medible que se utiliza para evaluar qué tan exitosa es una persona u organización para alcanzar un objetivo". En las empresas, los indicadores clave de rendimiento pueden ser de alto nivel o profundizar en un departamento o individuo específico. Los KPI de alto nivel generalmente analizan el rendimiento de su negocio como un todo, como lograr $ 1 millón en ingresos recurrentes anuales este año fiscal. Cuando profundiza en procesos que son específicos de departamentos, equipos o individuos, esos son KPI de bajo nivel.
¿Qué hace un buen KPI?
Un buen KPI es realista, directo y fácil de medir. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta para establecer buenos KPI.
Los KPI deben estar alineados con la estrategia comercial general y los resultados. La estrategia comercial general debe ser lo que informa sus KPI. Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene el objetivo de aumentar los ingresos recurrentes mensuales (MRR) en un 20 % para el final del año fiscal (un KPI de alto nivel). Si está en el equipo de ventas, su KPI podría ser aumentar los clientes potenciales entrantes en un 50 % al final del tercer trimestre (un KPI de bajo nivel). Su KPI contribuye al objetivo comercial general porque nuevos clientes potenciales = potencial de ingresos.
Los KPI deben ser accionables. Una vez que haya establecido su KPI, debe describir los pasos que seguirá para alcanzarlo y las métricas que medirá en el camino. ¿De qué sirve un KPI si no tienes forma de cumplirlo? Si su objetivo es aumentar los clientes potenciales entrantes, debe tener un plan para hacerlo, como mover más clientes potenciales de la etapa MQL a SQL. Los pasos procesables lo prepararán para alcanzar con éxito sus KPI. También vale la pena señalar que los KPI no deberían generar preguntas adicionales, deberían hacer todo lo contrario: inspirar la acción.
Los KPI deben ser realistas. Un buen consejo es empezar poco a poco. Los KPI grandes y elevados, si bien pueden verse bien en el papel, no le están haciendo ningún favor a usted ni a su equipo si no son realistas desde el principio.
Los KPI deben ser medibles. Cuando establezca KPI, pregúntese: ¿Qué está tratando de lograr? ¿Cuál es el resultado final deseado? ¿Cuál es la línea de tiempo? Recuerda agregar: ¿Cómo voy a medir mis KPIs?
A menudo, una herramienta de análisis o BI es una excelente manera de realizar un seguimiento de su progreso con respecto a sus KPI. De esta manera, puede crear una métrica (como clientes potenciales) y ver fácil y rápidamente su progreso en una visualización de datos (¡y compartirlo con otros en su equipo o en toda su organización también! ¡Nos encanta un equipo basado en datos!)
¿Cuál es la diferencia entre un KPI y una métrica?
La diferencia entre un KPI y una métrica es matizada. Sin embargo, vale la pena señalar que, a pesar de sus sutiles diferencias, a menudo se necesita uno para tener el otro. Aquí hay una comparación lado a lado de un KPI y una métrica:
Atributo | KPI | Métrico |
Periodo de tiempo | Plazo específico | En curso |
Objetivo | Seguir hacia metas y objetivos | Supervisar el rendimiento comercial continuo |
Ejemplo | Aumentar el MRR en $ 1 millón en el primer trimestre | Ingresos recurrentes mensuales |
Cómo establecer KPIs para tu equipo y empresa
Ahora que tenemos la definición de un KPI, echemos un vistazo a los conceptos básicos para configurar los KPI.
Si bien puede inspirarse en los KPI reconocidos por la industria, los KPI que establezca deben ser exclusivos para su negocio y sus objetivos.
Es importante recordar que los KPI son una forma de comunicación. Cuando escriba un KPI, tenga en cuenta las reglas básicas de comunicación: la información sucinta, clara y relevante es más efectiva.
Echemos un vistazo a un ejemplo de KPI de uno malo versus uno bueno.
Este es un KPI malo: gane mucho dinero este año. ¿Por qué es un mal KPI? Para empezar, es increíblemente vago. ¿Es “mucho dinero” $10K o $1M? No hay acciones definitivas que pueda vincular a su KPI si no tiene una cantidad específica en la que está trabajando, no hay una "publicación de objetivos" (es decir, una cantidad definida) para saber que ha alcanzado su objetivo, y no hay métrica para atribuirle para que pueda realizar un seguimiento de su progreso.
Por otro lado, aquí hay un ejemplo de un buen KPI: aumente los ingresos recurrentes mensuales en $ 25K este mes.
¿Por qué es un buen KPI? Es específico en más de un sentido: describe el monto en dólares y el plazo en el que espera lograrlo. Con un KPI detallado como este, tiene una métrica asociada (MRR) que puede rastrear contra su progreso, y puede perfeccionar las acciones específicas que va a tomar para lograr su KPI, como buscar la expansión. MRR para clientes existentes.
Para desarrollar una estrategia para escribir KPI, comience con lo básico: comprenda cuáles son los objetivos de su organización, cómo planea lograrlos y quién puede actuar sobre la información. A medida que itera y desarrolla, obtendrá una mejor comprensión de qué procesos comerciales pueden estar en un tablero de KPI y con quién debe compartir ese tablero.
Cómo definir los KPI
Puede ser fácil confundir los KPI con las métricas comerciales. Los KPI, o indicadores clave de rendimiento, deben relacionarse con un resultado empresarial específico con una medida de rendimiento.
Veamos un ejemplo de cómo establecer un KPI:
Su objetivo comercial es aumentar sus ingresos recurrentes mensuales, por lo que su equipo establece un KPI de crecimiento de ventas.
Así es como podría definir el KPI:
Pregunta | Respuesta |
¿Cuál es su resultado deseado? | Aumentar los ingresos en un 20% este año. |
¿Por qué importa este resultado? | El negocio será más rentable |
¿Cómo vas a medir el progreso? | El aumento de los ingresos mensuales, medidos en dólares. |
¿Cómo puedes influir en el resultado? | Fomentando la expansión de MRR para los clientes existentes, moviendo MQL a SQL, moviendo oportunidades para ganar y colaborando entre marketing y ventas. |
¿Quién es responsable del resultado del negocio? | Director de ventas. |
¿Cómo sabrá que ha logrado su resultado? | Los ingresos aumentarán en 20. |
¿Con qué frecuencia revisará el progreso hacia el resultado? | Sobre una base mensual. |
Desglosemos el acrónimo SMART por sus siglas en inglés de “Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound”:
Específico, Medido, Alcanzable, Relevante, Plazo = INTELIGENTE.
¿Es su objetivo específico?
¿Puedes medir el progreso hacia tu meta?
¿Es la meta alcanzable de manera realista?
¿Qué tan relevante es el objetivo para su organización?
¿Cuál es el plazo para lograr este objetivo?
Si desea expandir el marco SMART, puede hacerlo MÁS INTELIGENTE agregando evaluar y reevaluar a sus pasos de medición. Los KPI no deben ser de una sola vez: debe evaluar constantemente sus KPI para asegurarse de que sean alcanzables y estén encaminados.
Cómo usar los KPI con el panel de control y el software de informes
Es posible que se pregunte: "¿Por qué necesito un software de KPI cuando puedo usar una hoja de cálculo?"
Y si bien es cierto, las hojas de cálculo tienen sus limitaciones. Echemos un vistazo a las opciones para escribir paneles o informes de KPI.
Y si bien es cierto, las hojas de cálculo tienen sus limitaciones. Echemos un vistazo a las opciones para escribir paneles o informes de KPI.
Las hojas de cálculo son un excelente lugar para comenzar si es nuevo en los informes de KPI. Las hojas de cálculo ofrecen visualizaciones de datos limitadas (gráficos circulares, gráficos de barras, etc.) y se requiere mucho tiempo y esfuerzo manual para configurar su informe. Las hojas de cálculo también requieren un mantenimiento manual regular para mantener sus datos actualizados. El lado positivo de las hojas de cálculo es que son accesibles para todos.
El panel y las herramientas de generación de informes automatizan la recuperación de datos directamente desde su fuente de datos, por lo que el esfuerzo manual es mínimo. Las herramientas de informes y tableros a menudo tienen personalización de visualización de datos y capacidades avanzadas, lo que ofrece una gran selección de opciones de visualización. Por último, si bien las herramientas de informes y paneles tardan un tiempo en configurarse al principio, el resultado final es que usted y su equipo pueden recuperar mucho tiempo porque todo está automatizado.
El software de BI y análisis agrega una capa adicional de capacidades de datos además del tablero y las herramientas de informes, lo que a menudo permite un análisis avanzado que satisface las necesidades de los equipos de informes y datos sofisticados.
¿Cuáles son los beneficios de usar el software KPI?
Los KPI sirven como guía para ayudarlo a usted y a su organización a alcanzar sus objetivos. Y la búsqueda de sus objetivos depende de la entrega de resultados enfocados y consistentes. Cuando realiza un seguimiento de sus KPI utilizando un tablero y una herramienta de informes, existen numerosos beneficios, que incluyen:
Los KPI involucran a los empleados
Ya lo mencionamos, pero vale la pena señalarlo una vez más: los KPI unifican a los empleados para que trabajen hacia un objetivo común.
El compromiso de los empleados, un tema con el que luchan muchas organizaciones, puede tener un impacto directo en sus resultados. Pero los KPI pueden ayudar. Los KPI, ya sean individuales u organizacionales, son un mecanismo útil para medir el desempeño, que tiene un vínculo directo con el compromiso de los empleados.
De hecho, las organizaciones con una fuerza laboral comprometida ven una mayor participación del cliente, productividad y una rentabilidad un 21 % mayor.
Por otro lado, los empleados no comprometidos citan los mismos problemas: mala comunicación sobre la estrategia entre la gerencia y los colaboradores individuales. Los KPI ayudan a resolver este problema.
Los KPI conectan su propósito y su cultura
Sus KPI deben estar conectados con la misión de su organización. “Ganar dinero” no es una misión y tampoco es algo con lo que los empleados se conectarán en un nivel más profundo. Su propósito debe alentar a los empleados a que se presenten a trabajar con una renovada sensación de entusiasmo todos los días. Debe haber un vínculo directo entre su misión y sus KPI para que los empleados sientan que su trabajo tiene un propósito para lograr ambos. Elimine cualquier ambigüedad: asegúrese de que sus KPI funcionen para lograr su objetivo final y que los empleados entiendan claramente cómo y por qué están trabajando para lograrlo.
Los KPI hacen que todos sean responsables del rendimiento
Tradicionalmente, los marcos de gestión del desempeño individual tratan sobre el establecimiento de objetivos, la medición del desempeño y la gestión de las actividades relacionadas. Entonces, ¿por qué no incorporar también los KPI en la gestión del rendimiento?
Los KPI de rendimiento ayudarán a los empleados a medir su impacto y cómo sus actividades diarias, posiblemente la base de su función, juegan en el éxito de los objetivos organizacionales más grandes. Los KPI ponen a todos en la misma dirección, haciendo que todos contribuyan felizmente a su éxito.
¿Cuáles son los mejores KPI?
Lo hemos dicho muchas veces a lo largo de este artículo: sus KPI deben vincularse directamente con los objetivos y la misión de su organización. Comience a crear su tablero de KPI con estas métricas.
Los mejores KPI ejecutivos
Margen de beneficio neto. El margen de beneficio neto muestra el beneficio neto como porcentaje de los ingresos totales.
Coeficiente de endeudamiento. La relación de deuda a capital mide cómo su organización está financiando su crecimiento y qué tan efectivamente está utilizando las inversiones de los accionistas.
Relación entre el valor de por vida y el costo de adquisición. Le dice si los ingresos teóricos de por vida que obtiene de un cliente son mayores o menores que los costos de ventas y marketing necesarios para adquirir ese cliente.
Período de recuperación de costo de adquisición del cliente (CAC). El período de recuperación de CAC es el tiempo que le toma a una empresa recuperar sus costos de adquisición de clientes.
Los mejores KPI de marketing
Costo de adquisición de clientes. El costo de adquisición del cliente (CAC) es el costo en el que incurre una empresa para adquirir un nuevo cliente.
Tasa de conversión de clientes potenciales. La tasa de conversión de clientes potenciales es el porcentaje de visitantes que visitan su sitio web y se capturan como clientes potenciales.
Clientes potenciales calificados de marketing. Un cliente potencial calificado de marketing (MQL) es una métrica universal utilizada por los equipos de marketing para medir la calidad de los clientes potenciales que generan y pasan a ventas.
Retorno de la inversión en marketing. La métrica de retorno de la inversión en marketing (ROMI) mide la cantidad de ingresos que genera una campaña de marketing en comparación con el costo de ejecutar esa campaña.
Los mejores KPI de ventas
Proporción de clientes potenciales para ganar. La tasa de clientes potenciales para ganar es el porcentaje de clientes potenciales que ingresaron al embudo de ventas y ahora son clientes "Cerrados ganados".
Cliente potencial. Un cliente potencial es una persona que ha mostrado interés en su producto o servicio.
Tasa de crecimiento de MRR. La tasa de crecimiento de ingresos recurrentes mensuales (MRR) es la velocidad a la que se agrega MRR al negocio, expresada como un porcentaje.
El precio de venta promedio. El precio de venta promedio (ASP) es el precio promedio por el que se vende un producto determinado.
Los mejores KPI financieros
Margen bruto. El margen bruto es un índice de rentabilidad que mide la ganancia bruta como un porcentaje de los ingresos totales.
Net burn. Net Burn, a menudo denominado Burn Rate, es la cantidad que una empresa pierde por mes a medida que consume sus reservas de efectivo.
Beneficio neto. El beneficio neto es el valor que queda después de restar todos los gastos de los ingresos totales de la empresa.
Ganancia. Los ingresos se definen como los ingresos generados a través de las operaciones principales de una empresa.
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